Home  Opinión La Gestión de Gastos de Viaje, es una realidad de la economía actual
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Escrito por Paulo Ramos, Vicepresidente Regional de Infor México
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¿Cómo hacen las organizaciones para controlar los gastos de viajes y entretenimiento? Muchas todavía utilizan hojas de cálculo. Los viajeros de negocios ingresan sus gastos en Excel, imprimen el formulario, adjuntan los recibos y los remiten para aprobación a la oficina pertinente, a veces por medio de correo certificado, lo que aumenta aún más los costos. Una vez aprobados, los datos se ingresan en el sistema financiero para ser procesados, y finalmente se genera un reembolso. ¿Este proceso parece familiar?
 Las hojas de cálculo no automatizan procesos. Ellas crean un proceso lento y costoso que no cuenta con una visibilidad de gestión efectiva de los datos. En un momento en que las empresas están desesperadas por controlar los gastos, el proceso antiguo de las viejas hojas de cálculo es contra producente.
En la economía actual, el control de gastos está sobre valorizado especialmente el control de los gastos en los viajes y entretenimientos. Sin embargo, a pesar de que desde hace años existen modernos sistemas automatizados de gestión de gastos, muchas empresas aún no han automatizado sus sistemas y procesos.
Hoy en día, la necesidad de automatizar la gestión de los gastos nunca ha sido tan grande. La economía de los últimos 18 meses ha sido especialmente dura en cuanto al flujo de capital. Aunque la economía en muchas partes de América Latina ya está mostrando señales de recuperación, los gerentes no pueden confiar en una recuperación inmediata que dispare las ganancias rápidamente. Eso significa que deben seguir enfocados en lo que pueden controlar.
Sin duda, la tendencia es evitar los viajes siempre que sea posible por medio de un mayor uso de las herramientas para reuniones online, políticas más estrictas y mayores controles en las aprobaciones.
Según el Hackett Group que recientemente evaluó cómo las empresas administran sus costos de viajes, descubrió que el 70% de las empresas de primer nivel utilizan herramientas automatizadas. El promedio es del 30% si se considera todas las empresas. La diferencia que esto hace en los resultados entre las empresas de primer nivel y el resto es enorme.
Los analistas de Aberdeen Group, en su último estudio sobre gestión automatizada de gastos de viajes, identificaron 4 razones principales para adoptar un software automatizado de reclamos de gastos:
Reducción de Presupuesto, como respuesta directa a la caída financiera global que es considerada la razón más importante.
El costo fluctuante de los viajes.
El alto costo de procesar reportes de gastos.
La necesidad de cumplir con necesidades financieras de reportes y con requisitos reglamentarios.
La gestión de viajes es uno de los últimos procesos que se automatizan en las organizaciones. Quizás se debe a la naturaleza independiente de los viajeros de negocios o su movilidad que hace que históricamente la gestión de viajes sea un área difícil de automatizar.
Cualquiera que sea la razón, el estado económico de los últimos 18 meses está finalmente forzando un cambio en las actitudes de la empresa hacia la automatización de la gestión de viajes. Mirando hacia delante, el siguiente tema en la gestión de gastos son los dispositivos móviles. En este tema, tanto los viajeros como los gerentes pueden por ejemplo hacer uso de Blackberrys para modificar sus viajes, archivar y procesar reclamos y revisar y analizar los gastos de viajes.
Aunque el recorte de gastos es todavía una prioridad, las organizaciones no pueden recortar los gastos de viaje sin afectar las ventas y bajar el nivel de servicio al cliente, dos temas que puedan dañar considerablemente los resultados de una organización, por ello es muy importante la automatización del reclamos de gastos e incorporar lo mejor de la tecnología para que las empresas sean más eficientes y competitivas.
Paulo Ramos, es Maestro en Administración de empresas y Contabilidad de la Universidad de Warwick; Maestro en Mercadotecnia y Administración de la Fundaçao Getulio Vargas; actualmente es Vicepresidente regional de Infor México.
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Última actualización el Domingo, 27 de Junio de 2010 11:07 |
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