Escrito por Viviana Repetto, Gerente de Consultoría de Procesos, Lexmark México
Las empresas tienen en este esquema una forma de evitar el gasto excesivo en impresión. La industria de la impresión tiene dos grandes oportunidades frente a ella. Una es la digitalización; la otra, los servicios de outsourcing o sistemas administrados de impresión.
El servicio de outsourcing de impresión se basa en la renta de equipos y el cobro por hoja impresa a una compañía, lo que permite gastar exactamente lo que se utiliza en impresión y no comprar más consumibles de los necesarios, lo cual, en un escenario de almacenamiento inadecuado, podría ser una pérdida al hacer que los consumibles se caduquen, dañen o pierdan.
Esta situación se produce principalmente porque las compañías veían a la impresión como un gasto importante que no se podía evitar. El dinero que se utilizaba en impresoras, el papel que gastaban, los consumibles y todo lo que rodea a este mercado era considerado y presupuestado como un gasto necesario al igual que la electricidad que estos equipos consumen en las oficinas.
Lo que las grandes empresas y las PyMEs han descubierto es que la opción de sistemas administrados de impresión puede representar un ahorro importante, además permite a los proveedores del servicio tener un mejor acompañamiento del cliente, al permitir que se asesore en las mejores prácticas de impresión y se logren ahorros de tiempo y esfuerzo en flujos de trabajo y dinero en equipos y consumibles.
Esta separación de la administración de los recursos de impresión permite que las empresas que lo utilizan dediquen recursos a su negocio principal, sin descuidar aspectos de operación y mejorando la distribución del flujo de caja. Esto representa un ahorro significativo que puede llegar hasta el 30% en gastos relacionados con impresión.
El complemento para este tipo de práctica es el establecimiento de políticas de impresión basadas en el ahorro y la digitalización. Por ejemplo, la impresión controlada mediante tarjetas de identificación, con lo que el usuario deberá confirmar en el dispositivo la impresión, evitando el desperdicio de papel que se envía a imprimir y se olvida. La opción de enviar un scan directo al correo electrónico también ayuda a esta política de ahorro.
Las compañías de impresión que logren poner estas opciones al alcance de sus clientes lograrán posicionarse como una empresa con una visión que trasciende el negocio convencional. Esto permitirá a todos tener un entorno más ecológico y económico, al imprimir menos y ahorrar más.
Viviana Repetto, Gerente de Consultoría de Procesos, Lexmark México
El servicio de outsourcing de impresión se basa en la renta de equipos y el cobro por hoja impresa a una compañía, lo que permite gastar exactamente lo que se utiliza en impresión y no comprar más consumibles de los necesarios, lo cual, en un escenario de almacenamiento inadecuado, podría ser una pérdida al hacer que los consumibles se caduquen, dañen o pierdan.
